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万科集团:云端报销 数字赋能

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金蝶云•苍穹的人人差旅、人人费用产品,为我司带来了完整的差旅、费用报销业务服务,易用的填单界面,集成手机拍照、电子发票、商旅平台,实现了便捷出行免垫付,给全员用户带来优质的用户体验,更实现了新税改模式下交通类票据的税务抵扣数据要求,真正体现了降本增效。

客户概述

万科企业股份有限公司成立于1984年,经过三十余年的发展,已成为国内领先的城乡建设与生活服务商,公司业务聚焦全国经济最具活力的三大经济圈及中西部重点城市。2016年公司首次跻身《财富》“世界500强”,位列榜单第356位,2017年、2018、2019年接连上榜,分别位列榜单第307位、第332位、第254位。

2014年万科第四个十年发展规划,已经把“三好住宅供应商”的定位延展为“城市配套服务商”。2018年万科将这一定位进一步迭代升级为“城乡建设与生活服务商”,并具体细化为四个角色:美好生活场景师,实体经济生力军,创新探索试验田,和谐生态建设者。

2017年,深圳地铁集团成为本集团第一大股东,始终支持万科的混合所有制结构,支持万科城乡建设与生活服务商战略和事业合伙人机制,支持万科管理团队按照既定战略目标,实施运营和管理,支持深化“轨道+物业”发展模式。

万科始终坚持为普通人提供好产品、好服务,通过自身努力,为满足人民对美好生活的各方面需求,做出力所能及的贡献。2018年,公司将自身定位进一步迭代升级为“城乡建设与生活服务商”,所搭建的生态体系已初具规模。在住房领域,公司始终坚持住房的居住属性,坚持“为普通人盖好房子,盖有人用的房子”,在巩固住宅开发和物业服务固有优势的基础上,业务已延伸至商业、长租公寓、物流仓储、冰雪度假、教育等领域,为更好地服务人民美好生活需要、实现可持续发展奠定了良好基础。未来,公司将始终坚持“大道当然,合伙奋斗”,以“人民的美好生活需要”为中心,以现金流为基础,深入践行“城乡建设与生活服务商”战略,持续创造真实价值,力争成为无愧于伟大新时代的好企业。

业务挑战

万科由于战略转型布局多元化新业务领域以及自身业务快速扩张,费用报销业务存在“四多”困境:多业态,费用报销需覆盖地产、物业服务、物流、商业等12个业态;多场景,涉及个人费用、差旅报销、公司费用3大业务场景,306个费用场景;多用户,37708个有效用户量;多业务量,年填单量170万单。

原费用报销系统逐渐显现出业务支撑能力不足、系统易用性、稳定性及扩展性差等情况。其支撑能力逐渐成为限制万科财务管控水平提升的一个短板,为更有效地支撑集团发展战略,更好地服务一线员工和财务人员,提升财务管控能力和员工体验感,万科决定重新构建费用报销系统,打造一个更智能,业务能力、管控能力更强大的信息化系统。

解决方案

万科构建费用云平台,打造云端费用报销新模式。万科费用云平台分为费用云前端、费用云后端、业务后台三个层面。费用云前端以“人”为核心,融入社交元素,解决万科员工随时随地的个人费用、公司费用、差旅报销等业务;费用云后端是费用报销业务管理运营的核心功能模块,包括费用管理、差旅管理、商旅管理、合同付款、发票夹管理、费用预算管理、额度管理、规则管理、权限管理及基础信息等;业务后台实现费用报销业务的账务处理,与万科现有财务总账系统进行集成,实现会计凭证的自动生成。

向导填单、交互设计,提供用户极致体验

万科员工可在移动端随时随地一键发起费用申请、借款或报销、还款等业务,支持项目报销、委托报销、多币别报销及多次借款、多次报销、多次还款的场景。基于通俗业务语言,快速区分所报费用业务场景,业务人员报销填单方便;人性化的交互操作界面,快捷即时获悉报销进展,提供报销问题的快速沟通渠道,提升了员工的用户体验。

员工可PC端,亦可移动端上传费用报销相关附件;无需文字输入,可一键语音“小K”助你发起报销、录入出差事由;领导随时随地移动审批员工费用、借款或报销、还款等业务申请。

智能审批,减轻工作负荷,提高费报效率

万科费用云对费用审单进行碎片化分解处理,分为专业审核(费用基本信息、费用清单等)和非专业审核(收款信息、发票信息等),使得分工更细致和专注,系统监控任务分解情况,督促单据审核的任务完成。

同时,任务碎片化分解后,部分非专业审核可采用众包模式,节约人力成本。

智能发票报销、商旅集成,全方位满足差旅报销需求

万科费用云实现智能发票报销,即员工扫/拍发票,从微信卡包选取发票、上传发票图片与PDF附件,通过OCR识别发票信息,自动完成差旅费用报销信息填写。

同时,万科费用云与携程商旅、滴滴约车集成,采用月结模式,员工免垫资、免贴票、一键报销;在线获取订单数据,费用透明,财务审单更高效。全方位满足了员工和财务的差旅报销需求。

客户价值

精细管控:实现业务标准化、流程规范化及管控数据化,完善了企业费用报销的内部控制体系,强化企业业务管控能力;费用报销全流程过程控制,报销过程可追溯,提高了财务数据的质量和业务完整性。

降本增效:实现无纸化办公,降低费用管理“可见的”( 物料、耗材、快递费用等 )经济成本和不可见的管理成本;借助OCR、RPA等新技术,智能填单、智能审单、智能发票查验,提高费用管理的质量及效率。

极致体验:基于通俗业务语言,快速区分所报费用业务场景,业务人员报销填单方便快捷;实时获悉报销进展,提供报销问题的快速沟通渠道;报销规则可视,业务流程透明,系统交互及界面友善,降低了系统使用的学习成本。通过填单向导化、费报业务化、互动人性化等重新绘制用户体验地图,由“我懂系统”转变为“系统懂我”,由“难报销”转变为“易报销”。


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